С 1 марта кадровые документы в России переводятся в электронный формат. Это происходит в связи с приказом Минтруда РФ от 20.09.2022 № 578н).
Таким образом, с 1 марта любой кадровый документ в электронном виде, согласно приказу от 20.09.2022 № 578н, должен содержать:
- основную часть в формате PDF/A-1A;
- приложения для текстовых и табличных, структурированных и графических данных;
- электронную подпись; машиночитаемую доверенность, если документ подписывает доверенное лицо;
- описание документа в отдельном файле XML.
Напомним, что работодатели могут перевести в электронный вид почти все кадровые документы, которые оформляют на бумаге или с которыми знакомят сотрудников под подпись. Например, трудовые договоры, приказы о приёме, уведомления (ч. 2 ст. 22.1 ТК).
Исключения: акты о несчастных случаях, приказы об увольнении и документы, которые подтверждают обучение по охране труда. Перевести на ЭКДО можно любого работника, но только при условии, что он дал на это своё письменное согласие.